盛岡地区衛生処理組合文書取扱規程

平成26年3月31日訓令第5号

目次

 第1章 総則(第1条-第6条)

 第2章 文書の収受及び配布(第7条-第8条)

 第3章 文書の起案、決裁及び合議(第9条-第20条)

 第4章 文書の施行(第21条-第24条)

 第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第25条-第29条)

 第6章 電子メールの利用に関する特例(第30条-第33条)

 第7章 雑則(第34条)

   第1章 総則

 (趣旨)

第1条 この訓令は、盛岡地区衛生処理組合(以下「組合」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

 (用語の意義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1)文書 組合の職員が職務上作成し、又は取得した文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)であって、当該組合の職員が組織的に用いるものとして、当該組合が保有しているものをいう。

(2)文書管理システム 電子計算機処理により文書のライフサイクルを管理するシステムをいう。

(3)庁内LANシステム 電子計算機処理により業務上必要な情報を管理するシステムをいう。

 (事務処理の原則)

第3条 事務は、文書によって処理することを原則とする。

2 事務を適正かつ円滑に処理するため、文書は、正確かつ迅速に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚染し、又は紛失しないよう注意しなければならない。

 (文書事務の総括)

第4条 事務局長は、文書事務を総括する。

2 事務局長は、文書事務を適正かつ円滑に行うため、所長に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、文書事務の実態を調査し、若しくはその報告を求め、又は文書事務の処理に関し改善の指示をすることができる。

3 所長は、文書事務の進行状況を常に把握できるようにしておかなければならない。

 (ファイル基準表)

第5条 所長は、文書の整理を促進し、文書の適正な保管及び保存をするため、ファイル基準表(様式第1号)を毎会計年度ごとに作成しなければならない。

2 所長は、文書の保管場所を特定し、文書の保管場所のロケーションを管理しなければならない。

 (文書取扱主任)

第6条 組合に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、総括主査又は盛岡地区衛生処理組合代決専決規程(平成26年盛岡地区衛生処理組合訓令第3号。以下「専決規程」という。)第4条第2項に定める所長があらかじめ指定する者とする。

3 文書取扱主任は、次に掲げる事務を行う。

(1)文書の受領、収受、発送及び配布に関すること。

(2)文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(3)ファイリングシステムに関すること。

(4)文書の審査に関すること。

(5)その他文書事務の指導及び改善に関すること。

   第2章 文書の収受及び配布

 (組合に到達した文書の取扱い)

第7条 組合に到達した文書は、文書取扱主任が受領する。

2 文書取扱主任は、為替等、有価証券、書留郵便物、親展文書及び電報を受領したときは、特殊文書収配簿(様式第2号)に必要な事項を記入しなければならない。ただし、慶弔電報その他軽易な電報については、この処理を省略することができる。

3 第1項の規定により受領した文書(親展文書を除く。)は、文書取扱主任が担当を指示し、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、請求書、届出書、資料及びその他軽易な文書については、当該文書の余白に収受印(様式第3号)を押すことにより、文書管理システムへの登録を省略することができる。

4 ファクシミリその他端末機器を利用して収受した文書については、紙に出力し、前項の規定により処理するものとする。ただし、当該文書が組合に対する届出、申請等として、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合を除く。

5 第3項の規定にかかわらず、年間又は特定の期間に同一の件名で相当数に及ぶ申請書等については、これを毎年度最初の収受文書決裁伺書で特例扱いとして文書管理システムに登録し、決裁を受け、以後、同項ただし書の規定により処理することができる。この場合、必要事項を記載した文書件名補助簿を設けて整理しなければならない。

6 不服申立て及び申告書等で到達の日時がその行為の効力又は権利の得喪若しくは変更に影響を及ぼす文書については、所長が、当該文書に添付する収受文書決裁伺書(様式第4号)の備考欄及び当該文書の余白に到達日時を記載若しくは収受印を押し、取扱者が認印し、かつ、封筒のあるものはそれを添えて処理するものとする。

7 第1項の規定により受領した親展文書は、文書取扱主任が封筒の表に収受印を押した上、封をしたまま名あて人に配布し、その閲覧を得た後、前項までの規定に準じた手続をとるものとする。

 (回覧)

第8条 前条の規定による収受の手続を終了した文書は、出力した収受文書決裁伺書を添付のうえ回覧するものとする。ただし、重要な文書又は異例な文書については、収受の手続が終了した後、直ちに所長に提示して必要な指示を受けるものとする。

2 担当者は、回覧が終了したときは、文書管理システムにその決裁年月日を登録しなければならない。

   第3章 文書の起案、決裁及び合議

 (起案の方法)

第9条 起案は、文書管理システムに所要事項を登録して決裁伺書(様式第5号)を紙に出力し、起案者欄に押印することにより行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める手続により処理することができる。

(1)定例的に処理する事案に係る起案及び軽易な報告文書等は、特例扱いとして毎年度最初の決裁伺書で文書管理システムに登録、決裁を受け、以後、所長が別に定める帳票等を用いて行うことができる。

(2)収受文書に基づき回答又は報告を行う文書で軽易なものは、当該収受文書決裁伺書の備考欄余白を用いて起案することができる。

 (文書の書式)

第10条 文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書とする。

(1)法令の規定等により縦書きと定められているもの

(2)賞状、表彰状、感謝状、祝辞、弔辞その他のこれらに類するもの

2 文書の書式は、前項に規定するもののほか、事務局長が定める。

 (文書記述の原則)

第11条 文書は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、公用文における漢字使用等(平成22年内閣訓令第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により平易簡明に記述しなければならない。

 (記号及び番号)

第12条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。

(1)条例、規則、告示及び訓令の記号は、その区分により「条例」、「規則」、「告示」及び「訓令」とし、それらの番号は、暦年ごとに1番から付する。

(2)前号に定めるもののほか、文書の記号は、組合の略字とし文書の番号は、文書管理システムにおいて登録された番号とする。ただし、照会文書等当該文書に基づき回答等を必要とする文書で軽易なもの及び収受に基づかないで発する文書で軽易なものは、その記号及び番号を省略することができる。

(3)第1号に掲げる文書を除き、文書の番号は、毎年4月1日をもって更新する。

 (文書の施行名義者の基準)

第13条 施行名義者を文書に記入するときは、管理者名を用いる。ただし、文書の性質及び内容により、副管理者名、会計管理者名、事務局長名若しくは所長名又は組合の名称を用いることができる。

 (担当者等の表示)

第14条 施行する文書には、照会その他の便宜に資するため、当該文書の末尾又は欄外に事務担当者の氏名、電話番号等を記載するものとする。

 (参考書類等の添付)

第15条 起案者は、参考となる事項を記載した書類その他関係書類を決裁伺書に添えなければならない。ただし、定例的なもの又は軽易なものについては、この限りでない。

 (回議の順序)

第16条 起案文書は、専決規程の規定により権限を有する者の決裁を受けなければならない。

2 文書取扱主任は、起案文書で特に重要なもの又は特に急いで処理する必要があるものは、持参して、回議しなければならない。

 (回議書の訂正)

第17条 回議書の金額その他重要な箇所を訂正したときは、訂正した職員は、その箇所に押印しなければならない。

 (回議書の再回議)

第18条 文書取扱主任は、決裁に至るまでの手続過程において、起案事項を廃止したとき又は起案の内容に重要な変更があったときは、関係職員に再び回議し、又は当該回議書の結果を通知しなければならない。

 (施行の中止等)

第19条 事務担当者は、決裁の後、新たな事態が発生したことにより施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、当該施行を取りやめ、又は保留した原義を添えて決裁を受けなければならない。

 (決裁年月日)

第20条 事務担当者は、回議書が決裁されたときは、文書管理システムにその決裁年月日を登録し、かつ、原議の決められた欄に決裁年月日を記入しなければならない。

   第4章 文書の施行

 (浄書及び校合)

第21条 決裁済み文書のうち浄書を要するものは、速やかに浄書しなければならない。

2 浄書した文書は、他の職員が校合して証印すること。

3 秘密文書は、起案者みずから浄書校合し、所長へ回付すること。

 (公印の使用)

第22条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、事務局長が別に定めるものについては、この限りではない。

2 契約、登記関係の文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじした文書については、のりづけの箇所に割印を押さなければならない。

3 公印を使用する場合、事務担当者は、施行する文書及び当該文書の原議を事前に所長に提出し、公印の使用についての審査を受けるものとする。

4 所長は、前項の審査の依頼を受けた場合、第1項の規定により公印の使用についての審査を速やかに行い、公印の使用が適当と認める場合は、決裁伺書の所定の欄に証印しなければならない。

5 公印管理者は、公印の使用の承認をしたときは、原義の公印使用承認の欄に証印する。

6 行政処分又は証明に関する書類その他の重要な文書は、原義に契印しなければならない。

 (文書の発送)

第23条 文書は、文書管理システムにおいて、発送の手段及び施行日(発送した日をいう。以下この条において同じ。)を登録し、原議の施行日の欄に年月日を記入して、決裁後、速やかに発送しなければならない。

 (文書の送信)

第24条 文書のうち第22条第1項ただし書に定めるものについては、前条による発送に代えて、ファクシミリその他端末機器により送信することができる。

2 電報は、電報発信票に記載のうえ、発信手続きをとるものとする。

   第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄

 (文書の整理及び保管の方法)

第25条 文書の整理及び保管は、ファイル基準表に従い、文書を区分して行うものとする。

2 文書の区分に際しては、保存年限ごとに色分けされた個別フォルダー及びファイリングボックスを用いるものとする。ただし、個別フォルダー及びファイリングボックスを用いて整理及び保管することが不適当なものは、あらかじめ別に定める方法により区分し、整理及び保管するものとする。

3 文書の保管場所は、第5条第2項の規定により特定した文書の保管場所ロケーションにより保管するものとする。

4 処理済み文書は、会計年度ごとに整理し、保管しなければならない。ただし、事業の性質、内容等により会計年度をまたがる場合は、事業の属する年度に整理し、保存しなければならない。

5 前項の規定にかかわらず暦年ごとに整理し、保管することが適当なものについては、暦年ごとに整理し、保管することができる。

6 前2項に規定する会計年度又は暦年の帰属の基準日は、次に掲げるものとする。

(1)収受文書 第7条に規定する収受の手続が終了した日

(2)起案文書 当該文書を施行し、文書管理システムにその旨を登録した日

7 処理済み文書は、現年度及び前年度に係るものを整理し、保管しなければならない。ただし、次条の規定により所長が保管する場合は、この限りでない。

8 未処理の文書又は職務に関する資料は、別に定めるところにより、保管するものとする。

 (常時使用する文書の保管)

第26条 文書取扱主任は、次に掲げる文書については、常時使用する文書として必要な期間保管するものとする。

(1)条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書

(2)出勤簿、休暇処理簿

(3)ファイル基準表

(4)備品台帳

(5)事案が継続未完結の文書であって、所長が必要と認める文書

(6)前各号に掲げる文書に類するもの

2 常時使用する文書のうち旧版として知識保存するため保管する場合は、「旧版参考保存」と朱書き表示し、誤使用を防止しなければならない。

 (保存期間)

第27条 文書の保存期間は、法令に特別の定めのあるもののほか、長期(20年ごとに保存の適否の見直しをする文書)、10年、5年、3年又は1年とし、別表に定める保存年限の基準に従い、ファイル基準表において所長が定めるものとする。

2 文書は、前項の保存期間に従い、次に掲げる色の個別フォルダーに収納するものとする。

(1)長期 水色

(2)10年 灰色

(3)5年 黄色

(4)3年 赤色

(5)1年 緑色

3 保存期間について法令に特別の定めのある文書は、当該保存期間以上で第1項に掲げる各保存期間のうち最も近い保存期間を特定し、前項に掲げる色の個別フォルダーに収納するものとする。

 (保存期間の起算)

第28条 文書の保存期間の起算は、処理済み年月日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保管する文書にあっては、保存期間の起算は、処理済み年月日の属する年の翌年の4月1日とする。

2 前項の規定にかかわらず、契約に関する文書の保存期間の起算は、当該契約に関する債権債務が消滅した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

 (文書の廃棄)

第29条 廃棄は、事務局長の責任において行うものとする。

2 廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

   第6章 電子メールの利用に関する特例

 (電子メールの利用)

第30条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、庁内LANシステム、組合が契約したプロバイダーの提供する回線を利用したインターネットに係るもの、その他システムで運用される電子メールを利用することができる。

 (対象文書)

第31条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、次に定める文書とする。

(1)第22条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書

(2)電子メールを利用することについて同意を得た機関、団体又は個人に対する文書

2 前項の規定にかかわらず、電子メールを利用した照会又は要望に対する回答については、相手方が文書での回答を希望する等特別の事情がある場合を除き、端末機器を利用して文書を施行することについて相手方の了解があったものとみなす。

 (施行)

第32条 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

 (収受)

第33条 事務担当者は、電子メールの利用に係る端末機器で受信したもののうち文書取扱主任が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

2 文書管理主任は、前項の規定により出力した文書を第7条及び第8条の規定の例により処理するものとする。

第7章 雑則

 (委任)

第34条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、管理者が別に定める。

   附 則

 この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

   附 則

 この訓令は、令和3年3月15日から施行する。

 

別表(第27条関係)

     文書保存年限別基準表

長期

 1 組合議会に関する重要なもの

 2 条例、規則、告示、訓令及び指令の原議並びに関係書類

 3 国又は県の訓令、指令、例規、重要なる通牒及び往復文書で永久保存の必要があるもの

 4 官報、県報等(電磁的記録により閲覧することができるものを除く。)

 5 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの

 6 退隠料及び遺族扶助料に関するもの

 7 褒賞及び儀式に関する文書

 8 異議の申立て、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの

 9 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

 10 事務引継に関する重要なもの

 11 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

 12 財産営造物及び起債に関するもの

 13 寄付受納に関する重要なもの

 14 認可、許可又は契約に関するもの

 15 事業及び事業計画に関する重要なもの

 16 工事に関する特に重要なもの

 17 原簿、台帳等で特に重要なもの

 18 簿冊原簿及び簿冊引継書

 19 法令に基づく各種台帳

 20 その他永久保存の必要を認められるもの

10年保存

 1 組合議会に関するもの

 2 備品の出納に関する重要なもの

 3 予算、決算及び出納に関する重要なもの

 4 補助金に関する重要なもの

 5 職階、進退、身分等人事に関するもの

 6 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

 7 原簿、台帳等で重要なもの

 8 その他10年保存の必要を認められるもの

5年保存

 1 消耗品及び材料に関する重要なもの

 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの

 3 財産営造物に関する重要でないもの

 4 給与に関する重要なもの

 5 重要文書の発受に関するもの

 6 工事又は物品に関する重要でないもの

 7 その他5年保存の必要を認められるもの

3年保存

 1 消耗品及び材料に関するもの

 2 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの

 3 予算、決算及び出納に関する重要でないもの

 4 給与に関するもの

 5 照会、回答その他往復文書に関するもの

 6 その他3年保存の必要を認められもの

1年保存

  長期から3年以外のものでおおむね次に掲げるもの

 1 文書の収受、発送、処置に関するもの

 2 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の届に関するもの

 3 欠勤、忌服、身分、住所等の届に関するもの

 4 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

 5 消耗品受払に関する特に軽易なもの

 6 軽易な照会、回答その他の文書

 7 処理を終わった一時限りの願届及びこれに関するもの

 

様式第1号(第5条関係)

ファイル基準表

 

様式第2号(第7条関係)

特殊文書収配簿

 

様式第3号(第7条関係)

収受印

 

様式第4号(第7条関係)

収受文書決裁伺書

 

様式第5号(第9条関係)

決裁伺書